图书馆设有查新人员和查新审核人员，对一项具体的查新事务，应当确定具体的查新员和审核员。
第一、 图书馆委派查新员（专职或者兼职）和审核员时，应当遵循下列回避原则：
1． 不得委派曾在查新委托单位、成果完成单位、成果使用单位或者科研项目主持单位任职，或者离职后未满两年的人员；
2．不得委派持有查新委托单位、成果完成单位、成果使用单位或者科研项目主持单位的股票、债券，或在这些单位有其他经济利益的人员；
3． 不得委派与查新项目有利益关系的其他当事人。
第二、 查新员应当具备的条件
1． 拥护中华人民共和国宪法；
2． 遵守国家法律和社会公德；
3． 具有相关的专业知识并具备较宽的知识覆盖面，熟悉查新判断、分析的原则与要点，能对收集到的相关文献进行分析、整理与综合提炼，具备从事查新的能力；
4． 熟悉《科技查新规范》；
5． 具有两年以上与查新相关的工作经历；
6． 具有熟练的外语和计算机水平；
7． 具有良好的职业道德；
8． 本科（含）以上学历，具有中级（含）以上专业技术职称。
第三、 审核员应当具备的条件
1．拥护中华人民共和国宪法；
2．遵守国家法律和社会公德；
3．具有相关的专业知识并具备较宽的知识覆盖面，熟悉查新判断、分析的原则与要点，能对收集到的相关文献进行分析、整理与综合提炼，具备从事查新的能力；
4． 熟悉《科技查新规范》；
5． 具有三年以上与查新相关的工作经历；
6． 具有较高的外语和计算机水平；
7． 具有良好的职业道德；
8． 本科（含）以上学历，具有高级专业技术职称。
第四、 职责
图书馆查新人员的职责包括：
1． 查新员、审核员应当遵守国家、地方的法律法规，遵守《科技查新规范》和馆里的内部规章制度，接受馆里的领导并对其负责。
2． 查新员负责查新的全部过程，代表图书馆查新机构处理查新委托等事宜；必要时与审核员协商后代表查新机构选择合适的查新咨询专家。
3． 与审核员协商后，查新员负责撰写查新报告。
4． 审核员负责审核查新员课题查新程序是否规范；查新员确定的检索工具书、数据选择是否合适；选择的检索词及分类栏目是否恰当；检出的文献是否为同类研究文献；可比文献是否恰当；查新员收集到的相关文献是否齐全；对提出的文献判读是否正确；查新结论十分客观准确；查新报告是否规范，并向查新员提出审查意见。
第五、 查新人员应当承担的法律责任：
1． 查新人员有违反《科技查新规范》规定的，由图书馆给予警告，同时责令改正；有违法所得的，依照有关法律、法规和规章处理；
2． 查新人员违法执业或因过错给查新委托人造成损失的，图书馆承担赔偿责任。图书馆赔偿后，可向有故意或重大过失的查新人员追偿。
3． 查新人员在处理查新事务中违法失职，徇私舞弊，篡改、假冒或以其他方式侵害他人合法权益的，非法窃取科学技术秘密的，应当承担相应的法律责任。